V𝗼𝗺 Budgetwunsch zum Steuerungshebel: wie ein Maintenance-Sonderbudget 6 MEUR freigesetzt hat

Auf den ersten Blick wirkt alles komfortabel: Der Konzern stellt für die Instandhaltung seiner Produktionsanlagen ein Sonderbudget für ungeplante Störungen in zweistelliger Millionenhöhe bereit.

In der Praxis zeigt sich jedoch ein Muster: Jahr für Jahr läuft dieses Sonderbudget über Plan – und mehrere Millionen „versickern“ im Tagesgeschäft, ohne dass daraus konsequente Steuerung wird.

Effektivität durch Disziplin und konsequente Steuerungsprozess

Kurzfassung

➡️ Ausgangslage: 78 MEUR OPEX, 16 Standorte, 40 MEUR Sonderbudget

➡️ Herausforderung: Forecast fehlt • Steuerungsroutine fehlt • Daten sind verteilt

➡️ Ansatz: 10-Minuten-Takt • Maßnahmenmanagement • Excel/VBA-Cockpit

➡️ Ergebnis: 6 MEUR Einsparung • 15% niedrigere Ausgaben vs. Vorjahre

Diese Business Study erzählt die Geschichte, wie aus einem Sonderbudget ein Steuerungshebel wurde – mit klaren Routinen, einem schlanken Excel/VBA-Tool und einem gemeinsamen Fokus im Maßnahmenmanagement. Das Ergebnis: 6 Millionen Euro Einsparungen in einem Jahr und eine Ausgabenkurve, die nicht länger dem Zufall überlassen ist.

Die Ausgangslage: 78 MEUR OPEX-Maintenance, 16 Standorte, ein Budget ohne festen Kurs

Der Konzern betreibt weltweit 16 Produktionsstandorte mit hoher Anlagendichte. Für die laufende Instandhaltung steht ein OPEX-Budget von rund 78 Millionen Euro zur Verfügung, davon knapp 40 Millionen Euro in der Kategorie „Sonderbudget“ für Maßnahmen, die nicht von vornherein projektgenau geplant werden können, sondern sich nach bestimmten spezifischen Anlagen, Installationen und Produktionslinien richten.

Der Rückblick auf die letzten fünf Jahre zeigt ein klares Muster:

Der Bereich „Sonderbudget“ schließt im Schnitt etwa sieben Prozent über Budget ab.

Hochgerechnet auf das laufende Jahr wären ohne Gegenmaßnahmen rund 42,6 MEUR Ausgaben zu erwarten gewesen – also deutlich mehr als ursprünglich beschlossen.

Offizielles Ziel der Geschäftsführung ist, das Sonderbudget innerhalb des Budgets zu halten und zusätzlich rund 5 % Kostenreduktion zu erzielen – circa einen Prozentpunkt Einsparung pro Monat, summiert über das Jahr. Das entspricht etwa 4,8 MEUR.

Auf dem Papier klingt das ambitioniert, aber machbar. In der Realität fehlen drei Dinge: ein belastbarer Forecast, eine schnelle Steuerungsroutine und ein verlässliches Datenfundament.

Im Alltag der Standorte haben sich typische Muster etabliert:

1. Budget wird vom Ist „überfahren": Die Budgetzahlen werden im ERP-System Monat für Monat durch die tatsächlichen Ausgaben überschrieben. Ein dynamischer Forecast existiert nicht – damit fehlen frühzeitige Signale, ob das Jahresziel erreichbar bleibt oder nicht.

2. Steuerung mit Rückspiegel statt Frontscheinwerfer: Abweichungen werden in Berichten zwar dokumentiert, aber oft erst Wochen später diskutiert. Wenn die Zahlen auf dem Tisch liegen, sind die Maßnahmen von gestern – und die nächsten Ausgaben bereits ausgelöst.

3. Daten sind verstreut und nur schwer auswertbar: Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen und Listen: Bestellungen, Wareneingänge, interne Leistungsverrechnungen, Wartungsverträge. Für eine saubere Gesamtsicht braucht es viel manuellen Aufwand – Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.

4. Psychologie: „Was im Budget ist, wird auch genutzt“: Das Sonderbudget wird in vielen Köpfen als „Puffer“ wahrgenommen. Wenn ein Teilbereich etwas mehr ausgibt, „kompensiert das schon jemand anderer“ – bis am Jahresende alle überrascht sind, wie hoch die Summe geworden ist.

So entsteht eine paradoxe Situation: Es steht viel Geld zur Verfügung, aber es gibt keine konsequente, gemeinsame Steuerung. Genau hier setzt Data Driven Management an.

Warum Sonderbudgets aus dem Ruder laufen

Vom Budget zur Steuerung: 39,8 MEUR - 4,8 MEUR Savings in Fokus

Der Wendepunkt: vom Schicksal zur Steuerung

Der Auftrag war:

• das Sonderbudget unter Kontrolle zu halten,

• gleichzeitig Einsparungen in Millionenhöhe zu realisieren,

• und das Ganze so aufzusetzen, dass die Anlagen technisch weiterhin zuverlässig funktionieren.

Der Leitsatz, der das Projekt geprägt hat, lautet sinngemäß:

„Wir überlassen unsere Budgets nicht länger dem Zufall, sondern steuern sie aktiv – mit klarer Struktur, disziplinierter Routine und transparenten Fakten.“

Gemeinsam mit Controlling, Instandhaltung und Standortverantwortlichen wurden drei Hebel definiert:

1. Struktur durch Routinen – eine kurze, aber verbindliche Management-Runde pro Bereich. Die Ist-Situation wird im Voraus mit einem kompakten Bericht kommuniziert. Alle Teilnehmenden erhalten diesen Report vorab und werden gebeten, ihren Verantwortungsbereich durchzugehen, Abweichungen zu verstehen und mögliche Maßnahmen vorzubereiten.

2. Ein maßgeschneidertes Tool – basierend auf Excel/VBA, das Daten automatisch importiert, bewertet, strukturiert und Top-down visualisiert.

3. Psychologie trifft Disziplin: Fakten & Takt – kleine, realistische Ziele und konsequente Nachverfolgung statt „One-Sprint-Sparprogramm“.

Aus diesen Bausteinen entstand ein einfaches, aber hochwirksames Steuerungssystem für das OPEX-Maintenance-Sonderbudget.

Die Management-Routine: 10 Minuten, 6 Millionen

Das Kernstück des neuen Systems ist eine zweistufige Routine, die einmal pro Monat und Standort stattfindet.

Stufe 1 – Vorbereitung (7 Tage vor dem Termin)

Eine Woche vor dem Termin erhalten alle Beteiligten einen standardisierten Bericht mit Budget, Ist-Ausgaben, Forecast und den wichtigsten Abweichungen. Die Verantwortlichen prüfen ihren Bereich, klären die größten Soll-Ist-Abweichungen, ordnen sie Maßnahmen/Störungen/Projekten zu und passen bei Bedarf den Forecast im Planungstool an.

So kommen alle mit einem klaren Bild in die Besprechung – statt im Meeting erst in Zahlen und Tabellen zu suchen.

Stufe 2 – 10-Minuten-Review (Monatlich)

Im Termin mit Instandhaltung, Controlling und Werks- bzw. Bereichsleitung erfolgt ein kurzer Top-Down-Check auf Budget, Ist und Jahres-Forecast – mit Fokus auf die größten Abweichungen je Standort.

Gemeinsam wird geschärft: Einmaleffekt oder strukturelles Thema (z. B. veraltete Anlagen, fehlende Wartungsfenster)?

Auf dieser Basis werden gezielte Maßnahmen beschlossen – inkl. finanzieller Wirkung:

➡️ Was reduziert Ausgaben direkt?

➡️ Welche Projekte können verschoben oder im Umfang angepasst werden?

➡️ Wo lassen sich Mehrkosten durch Einsparungen in anderen Bereichen kompensieren?

Jede Maßnahme bekommt Owner, Termin und erwarteten finanziellen Effekt. Forecast und Maßnahmenliste werden direkt im Tool dokumentiert und im Folgemonat überprüft.

Warum nur 10 Minuten?

Die Routine soll nicht jedes Detail lösen, sondern früh Klarheit schaffen und sicherstellen, dass Entscheidungen nicht in E-Mails oder Protokollen hängen bleiben. Pro Bereich bleiben maximal 10 offene Maßnahmen aktiv. Alles, was nicht den größten Beitrag zur Zielerreichung leistet, wird priorisiert, verschoben oder gestoppt. So entsteht ein kurzer, disziplinierter Takt, der Monat für Monat Wirkung zeigt.

Das OPEX-Maintenance-Tool: Reality Check auf Knopfdruck

Damit die Management-Routine funktioniert, braucht es ein verlässliches Daten-Fundament.

Genau hier setzt das OPEX-Maintenance-Tool an – ein Excel/VBA-basiertes Cockpit, das alle relevanten Informationen automatisiert zusammenführt und so den Reality Check in wenigen Minuten möglich macht.

Zentrale Funktionen des Tools

Automatischer Datenimport aus ERP und Planungstool

Die relevanten Buchungs- und Bestelldaten werden automatisiert aus dem führenden ERP-System übernommen. Plan- und Forecast-Werte stammen aus dem angebundenen Planungs- bzw. Konsolidierungstool. So ist monatlich klar ersichtlich, wie sich die Ausgaben je Standort, Bereich und Kategorie entwickeln – immer im direkten Vergleich zu Budget und Forecast.

Konzernweite Übersicht und Drill-down

Dashboards zeigen auf einen Blick:

• Executive Summary: Budget, Ist-Ausgaben und verbleibendem Restbudget

• Verteilung nach Abteilungen, Business Units und Standorten

• Gesamtausgaben pro Monat

• Detail Analyse runter auf Bereich und Projektebene

Die Ergebnisse: 6 MEUR Einsparungen und eine neue Budgetkultur

Bei Bedarf kann von der Konzern- auf Standort- oder Projektebene „heruntergezoomt“ werden – genau in der Tiefe, die für gewisse Entscheidungen erforderlich ist.

„Top-Down mit Übersicht,

Bottom-Up mit Sinn.“

Aus der OPEX-Maintenance-Business-Study lassen sich mehrere allgemeine Erkenntnisse ableiten:

1. Messbare Systeme sind steuerbar: Erst wenn Budgets, Ausgaben und Forecast konsistent aufbereitet sind, kann Management wirksam entscheiden.

2. Routinen sichern die Steuerung im Alltag: Eine kurze, aber verbindliche Management-Routine ist wirkungsvoller als unregelmäßige Aktionen, Eskalationsrunden und einmalige Effizienz-Sprints.

3. Maßgeschneiderte Tools verstärken Routinen: Ein Tool, das Daten automatisiert verarbeitet, Abweichungen visualisiert und Maßnahmen dokumentiert, macht gute Absichten handlungsfähig.

4. Risiken werden früh erkennbar: Statt am Jahresende „aufzuräumen“, werden Abweichungen im Budgetlaufend erkannt und gegengesteuert.

5. Bessere Basis für künftige Budgetplanung: Die gewonnene Transparenz über Muster, Ausreißer und strukturelle Engpässe fließt direkt in die nächste Budgetrunde ein.

Überblick der Management-Tools

Bereich für Detail-Analyse: Parameter können nach Bedarf eingestellt werden.

Über frei wählbare Parameter wie Zeitraum, Standort oder Abteilung lässt sich mit wenigen Klicks zusätzlich ein fokussierter Reality Check erstellen – genau die Ansicht, die für das Gespräch vor Ort oder das Management-Meeting benötigt wird, ohne dass neue Auswertungen erstellt werden müssen. Die Kombination aus Standard-Reporting, flexiblen Filtermöglichkeiten und integriertem Maßnahmen-Tracking macht das OPEX-Maintenance-Tool zum zentralen Steuerungsinstrument für die Ausgaben in der Instandhaltung.

Top-10-Abweichungen auf einen Blick

Eine fokussierte Übersicht listet jene Projekte und Maßnahmen,

• die die größten Abweichungen zum Budget aufweisen,

• ergänzt um eine klare visuelle Darstellung (z. B. Balken- oder Säulendiagramm).

So werden die echten „Hot Spots“ sichtbar – ohne sich durch endlose Listen scrollen zu müssen.

To-do-Bereich für Definition und Nachverfolgung von Maßnahmen

Bereich für Maßnahmenmanagement inkl. Automation (VBA Code)

Der To-do-Bereich macht aus jeder Abweichung eine konkrete Aufgabe. Mit einem Doppelklick werden die Stammdaten des Projekts übernommen; die Anwender: innen erfassen Problem und Maßnahme und tragen nur noch die gewünschte Dauer in Arbeitstagen ein. Das Tool berechnet daraus automatisch das Fälligkeitsdatum, vergibt den Status (offen, in Bearbeitung, erledigt) und hält die Verantwortlichen fest.

Auf Knopfdruck entsteht ein aktueller Maßnahmenbericht in Excel und PDF, parallel öffnet sich eine vorbereitete Outlook-Mail mit den richtigen Adressen und Anhängen – das Team kann sofort starten. So wird das Tool zum praktischen Protokoll der Management-Routine: Probleme, Gegenmaßnahmen, Verantwortliche und Termine werden strukturiert erfasst und Monat für Monat konsequent nachverfolgt.

Die automatische Email-Versandfunktion von Reports

Was Führungsteams aus diesem Case mitnehmen können

Nach einem Jahr im Regelbetrieb steht die Bilanz:

• Gesamte Einsparung: 6 MEUR – rund 1,2 MEUR mehr als das ursprüngliche Ziel von 4,8 MEUR.

• Vermiedener Überlauf: Der historisch übliche 7-%-Überzug im Sonderbudget trat nicht auf; die Ausgaben blieben innerhalb des Budgets.

• On top: 7,7 % unter Budget – anstelle der angepeilten fünf Prozent Einsparung.

Die im Business Case dargestellten Kurven zeigen:

• sowohl kumuliert als auch monatsweise liegen die realisierten Einsparungen über den geplanten Zielwerten,

• die Differenz wächst im Jahresverlauf kontinuierlich an, statt in einem einmaligen „Schnitt“ zu entstehen.

Neben der reinen Zahlenwirkung hat sich auch die Zusammenarbeit verändert:

• Instandhaltung, Controlling und Management sprechen über dieselbe Datengrundlage.

• Maßnahmen werden sichtbar geplant und nachverfolgt, statt im E-Mail-Verlauf zu verschwinden.

• Die Standorte erleben, dass selbst kleine, konsequente Schritte – etwa eine einprozentige Reduktion pro Monat – sich zu Millionenbeträgen summieren.

Oder anders gesagt:

„Kleine Schritte mit Disziplin wirken stärker als große Sprünge aus Motivation.“

DDM-Ansatz: Reality Check für OPEX

DI Carlos Trejo, MSC., MBA

In diesem Projekt bestand die Aufgabe darin, ein bestehendes, scheinbar „vertrautes“ Sonderbudget neu zu denken: als Steuerungssystem statt als reinen Puffer, mit klaren Routinen und mit einem praktischen Tool, das Führungsteams und Instandhaltung durch den Alltag begleitet.

Mein Angebot im Rahmen von DDM – Data Driven Management

Ich begleite Sie bei einem Reality Check Ihrer Kostenstrukturen – wir legen Budget, Ist und Forecast übereinander, machen Verlustquellen sichtbar und etablieren klare Routinen plus schlanke Tools (z. B. Excel/VBA, Power BI, Smartsheet), damit OPEX-, Instandhaltungs- und Overhead-Budgets im Rahmen bleiben und gleichzeitig gezielte Einsparungen und Produktivitätsgewinne möglich werden.

Genau hier wird aus Reporting echte Steuerung: Excel und Power BI liefern die Fakten automatisiert – Smartsheet macht daraus umsetzbare Arbeitspakete mit Owner, Fälligkeit, Status und Eskalationslogik.

Die Einführung und Umsetzung von Smartsheet begleite ich bei Bedarf gemeinsam mit NANGA Smart Solutions – einem spezialisierten Partner für Work-Management- und Kollaborationslösungen. DDM verantwortet dabei die fachliche Konzeption (KPI-Landschaft, Routinen, Rollen), NANGA SYSTEMS den technischen Roll-out (Workflows, Templates, Integrationen). So bleibt Analyse nicht im Dashboard hängen, sondern landet in der Umsetzung.

𝗧𝗼𝗼𝗹-𝗣𝗼𝗿𝘁𝗳𝗼𝗹𝗶𝗼:

➡️ 𝗘𝘅𝗰𝗲𝗹 (VBA, Power Query/M) | Daten-Engine & Automationslogik

➡️ 𝗣𝗼𝘄𝗲𝗿 𝗕𝗜 (DAX, SQL) | KPI-Cockpit & Trends

➡️ 𝗦𝗺𝗮𝗿𝘁𝘀𝗵𝗲𝗲𝘁 | Maßnahmen- & Projektsteuerung

Ziel ist es, Ihre Profitabilität messbar zu erhöhen – und gleichzeitig den Alltag für Management und Teams spürbar leichter zu machen.